Der Elefantenfriedhof, neu umgegraben

Vor genau fünf Jahren, im Mai 2010, habe ich im Beitrag „Elefantenfriedhof“ drei Desktop-Suchmaschinen vorgestellt, die es möglich machen, Daten und Dateien auf dem eigenen Rechner wiederzufinden. Damals waren das google desktop – mittlerweile eingestellt – Copernic Desktop Search, an dem weitergearbeitet wurde, und xfriend, welches jetzt xdot search heißt und stark auf Intranets und die damit verbundenen Anforderungen setzt.

Ich habe nach dem Umstieg von Windows XP auf Windows 7 niemals wieder eine Desktop-Suchmaschine installiert, weil ich die Windows-Bordmittel für meine Zwecke ausreichend fand. Denn – erstens – bin ich ein recht ordentlicher Mensch, und mein Rechner ähnelt eher meinem Kleiderschrank mit den nach Farbe sortierten und mittels einer Schablone auf Einheitsgröße gefalteten Pullovern* als einer Behausung aus der Sendung „Horrorschauplatz Messie-Wohnung“. Zweitens verwalte ich die wirklich wichtigen Dokumente, meine Sammlung an kommentierten wissenschaftlichen Aufsätzen, mit der Open Source-Software Mendeley.

Vor einigen Wochen bekam ich das Angebot, die Desktop-Suchmaschine Lookeen zu testen**. Danach musste ich meine Ansicht, ich wüsste sowieso, wo alles ist, etwas revidieren.

Unterschiedliche Philosophien

Lookeen ist eine Desktop-Suchmaschine, die mit den unterschiedlichsten Dateiformaten fertig wird und über Rechner, die dem Büro rechts ähneln, einen Index erstellt. So kann man alles wiederfinden bzw. in dem Datenhaufen auf Schatzsuche gehen.

Mendeley dagegen ist zunächst eine Literaturverwaltung, die Literaturverweise mit oder ohne angehängtes PDF verwaltet. Muss es für Mendeley auf dem Rechner aussehen wie in einer professionell gemanagten Bibliothek? Nun, nicht ganz. Mendeley unterstützt ein gewisses Ausmaß an Chaos und ist ein Programm für Daten-Elstern. Wer (so wie ich) auf alles zustürzt was glitzert Informationen zu enthalten scheint, ist damit bestens bedient.

Die Highlights von Mendeley

• Das Programm läuft sowohl als Web-Applikation als auch lokal auf dem eigenen Rechner. Nach meinem Umstieg von Endnote war es zwar ein gewaltiges Unterfangen, die ganzen PDFs zu Mendeley hochzuladen, aber seitdem bleiben meine Dokumente für mich auch mobil verfügbar. (Allerdings ist mein kostenloser Speicherplatz bald voll.)
• Mendeley erzeugt über ein Browser-Add-on direkt einen Eintrag in die Literaturdatenbank. Dies funktioniert am besten, wenn man sich ohnehin auf einer Verlagsseite befindet, man muss keine XML-Snippets oder Ähnliches mehr hin- und herportieren (puh!).
• Ist man auf einer anderen Seite, etwa einer normalen HTML-Website, extrahiert Mendeley, was es an Metadaten finden kann, und natürlich den Link.
• Enthält die Seite Literaturverweise, werden diese erkannt und für jeden ein neuer Eintrag erzeugt, den man an- oder abwählen kann.
• Wenn man die Option „PDF, falls verfügbar, abspeichern“ aktiviert, werden die Publikationen gespeichert, falls PDF Dokumente dafür irgendwo im Web gespeichert sind. Das sind erstaunlich viele, die man auf diese Weise erhalten und somit nicht bestellen muss.
• Umgekehrt führt aus einem Eintrag in Mendeley ein Link auf den Eintrag zur Verlagsseite mit der entsprechenden Literaturstelle. Dort sind oft auch noch nützliche Materialien zu finden – Zitierungen, Zusatzmaterial, ähnliche Aufsätze etc.
• Und: Mendeley gibt es auch für Android! Das nützt natürlich nur dann, wenn man die Cloud-Funktionen auch eingerichtet hat.

Als Folge kann man bei der Recherche zunächst einmal zusammenraffen, was man findet, und braucht sich nicht groß mit der Indizierung aufzuhalten. Ich lasse während der Recherche Mendeley den Datenbankeneintrag erzeugen, schreibe schlagwortartig ins Notizfeld, warum ich diese Seite/dieses Dokument mitgenommen habe, und klicke auf „Speichern“. Später kann ich die Funde in Ruhe durchsehen, kommentieren, die Metadaten vervollständigen und auswerten.

Und noch eines:

• Mendeley überwacht Ordner: Neue PDFs einfach in den Dokumenten-Stammordner einwerfen und ein Eintrag wird erzeugt. Eine Systematik bei der Dateinamenvergabe (etwa Erstautor-Jahr.pdf) bewahrt vor Dubletten. Diese werden zwar erkannt, aber das Aussortieren ist mühsam.
• Neue Einträge seit dem letzten Besuch werden automatisch in einer Liste dargestellt.

Gesucht werden kann sowohl in der Datenbank als auch im Web, die Suchsprache ist intuitiv und ohne besondere Features.

Fazit: Fantastisch zum Arbeiten mit PDFs. Als Literaturdatenbank kaum zu schlagen. Geeignet für Gruppenarbeit. Erfordert nur ein Minimum an Vororganisation. Kann aber nur PDF richtig.

Highlights von Lookeen

Mit Mendeley bleibt die „Dunkle Materie“ auf dem Rechner unerfasst. Das sind jene Dateien, die sich schlecht systematisieren lassen, sozusagen die Fahrradhosen und Spannbettlaken im Datenschrank. Allen voran E-Mails, das Schwarze Loch des Informationsmanagementes, aber auch Tabellen, Präsentationen oder Zeichnungen.

Lookeen erstellt, wie jede andere Desktop-Suchmaschine, zunächst einen Index. In meinem Fall dauerte das ziemlich lange. Es ist wichtig, vorher die Einstellungen vorzunehmen – welche Orte, welche Dateitypen sollen erfasst werden?

Die spätere Suche ist extrem schnell und einfach, und die Dokumente werden in einer Vorschau angezeigt. Sortiert man nach dem Namen, bekommt man de facto auch eine Dublettensuche, vorausgesetzt, man hat nicht unter verschiedenen Namen abgespeichert.

Gesucht wird nach Dateinamen und durchsuchbarem Volltext. Somit kann man auch nach Dateitypen suchen, denn die sind Teil des Namens.

Die positiven Seiten:

• Die Suche ist sehr schnell. Schneller als alles andere, was ich bisher ausprobiert habe, und natürlich wesentlich schneller als die Windows-Suche (was aber nicht viel besagt).
• Man kann mit Boole’schen Suchanfragen arbeiten, auch wenn dies nicht eindeutig erwähnt wird. Anfragen wie (zeolith OR zeolit*) AND (kitchen OR küche*) funktionieren tatsächlich.
• Die Suche ist gründlich. Ich habe verglichen – nach den selben Schlagworten in Mendeley, mit Lookeen und der Windows-Suche gesucht, und generell mit Lookeen die größte Ergebnismenge erhalten. Tatsächlich gibt es jede Menge falsch abgelegter und vergessener Dokumente selbst auf meinem Rechner – es ist wohl an der Zeit, ein wenig aufzuräumen.

Die negativen Seiten:

• Nicht alle PDFs enthalten durchsuchbaren Text, und Bilder haben gar keinen. In Mendeley finde ich den Abstract, die Schlagwörter und meine eigenen Kommentare zu undurchsuchbaren Dokumenten wieder, Lookeen ist da hilflos. Und Windows sucht noch…
• Outlook ist die besondere Stärke von Lookeen, aber ich benutze ePIM anstatt Outlook. Die Mails dieses Clients – und auch der auf meinem Rechner noch vorhandenen TheBat! und Thunderbird-Ruinen – werden nicht durchsucht. Das ist vor allem deshalb lästig, weil ganze Jahrgänge dieser Mails – mehrere hundert GB – exportiert sind und als Ordner voller eml-Dateien vorliegen. Zwar ist eml (ein Standard-Mailformat) bei Lookeen auswählbar, durchsucht werden aber nur die Betreffzeilen. Hier kommt dann Don Quixotte die Windows-Suche zur Hilfe – damit geht das.

Fazit?

Ich zumindest brauche beides. Eine Kreuzung von Literaturdatenbank und Desktopsuchmaschine (bearbeitbare Datenbankeneinträge mit zusätzlichen Datenfeldern, Cloud-Funktion, aber breite Indizierung) ist noch nicht in Sicht.

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* Das ist wirklich wahr.
** Nicht gegen Entgelt, versteht sich – nicht einmal für eine Lizenz.