Für Datenhamster: (fast) kostenlose Datenbankensoftware Teil I

Datenbankensoftware ist ein schlampig benutzter Begriff: Genau genommen heißt ein solches Programm Datenbankenmanagementsystem, während die Datenbank selbst der zusammenhängende Datenbestand ist.

Eigentlich ist kostenlose „Datenbankensoftware“ kein Thema, schließlich gibt es MySQL und andere Open Source-Software, oder für die, die sich nicht so weit aus dem Fenster lehnen möchten, OpenOffice Base. Mancher hat auch ein wenig genutztes MS Access, welches auf dem Rechner vor sich hinschimmelt (manche benutzen es sogar). Man könnte sich damit theoretisch alles, was man je benötigt, vom digitalen Zettelkasten bis zur Literaturverwaltung, selbst konfigurieren. Man könnte. Ich habe es ein paar Mal begonnen, benutze aber dennoch für verschiedene Datenbanken vorgefertigte kleine Programme.

Hier in der Folge einige Softwaretipps. „Fast“ kostenlos bedeutet, die Software ist für deutlich unter 100,- €€ zu haben.

Datenschnipsel

Virtueller Zettelkasten

Zum Zusammentragen größerer Informationsmengen benutze ich CUE Cards. So ziemlich alles lässt sich dorthinein mittels „Kopieren und Einfügen“ ablegen, etwa Text, Bilder oder Screenprints. Auch Objekte wie Tabellen, Formeln aus Chemsketch u. a., die in dem Programm eigentlich nicht vorgesehen sind, lassen sich oft einbringen. Anlagen werden ebenfalls verwaltet. Die digitalen Karteikarten werden in einer Explorer-ähnlichen Struktur verwaltet, und der ganze gesammelte Schatz lässt sich durchsuchen und in HTML oder Textdokument umwandeln. Eine Vollversion kostet 40,- €.

Ich habe auch einmal Keep In Mind benutzt, das noch einige zusätzliche Funktionen aufweist. Es ist mittlerweile jedoch mit 129,- € deutlich teurer geworden.

Vermischtes

• Wer Medien – also Bücher, CD-ROMS etc. verwalten möchte, ist vielleicht mit openDB gut bedient.
• Für das leidige Problem der Passwörter finde ich – nach mehreren Versuchen mit anderen digitalen und papierenen Lösungen – KeePass sehr einfach und praktisch. Es läuft auch von einem USB-Stick aus, so dass man als echter Kontrollfreak seine Passwörter auch um den Hals tragen kann (ich warte damit allerdings noch auf die geniale Lösung eines/r Schmuckdesigner/in).
• Der Vollständigkeit halber seien hier noch digitale Haftnotizen erwähnt. A Note bietet eine einfache Lösung, die Zettel erscheinen auf Wunsch auch erst zu einem festgelegten Zeitpunkt. Das Programm wirkt einfach und überschaubar, ich benutze allerdings EssentialPIM als Ersatz für Outlook (unter 30 €), und dieses hat die Notizzettelfunktion bereits integriert. Ehrlich gesagt, trotz meiner beiden 22″-Monitore finde ich, dass die digitalen „Hafties“ immer im Wege sind…
• Ebenfalls überflüssig für alle, die ein System wie Outlook für ihre Aufgabenverwaltung benutzen, sind digitale To-Do-Listen. Wer aber nur die Aufgabenliste möchte, könnte es mit ToDoList Resources versuchen. Im Gegensatz zu einer handgeschriebenen Liste sieht die digitale nie chaotisch aus. Wiederum hat EssentialPIM auch diese Funktionen (Baumstrukturen, Farbcodes, Zuordnungen, Konfigurierbarkeit etc.) bereits drin.

Zettelkasten nach Luhmann

Der Soziologe Niklas Luhmann gilt als Begründer der Systemtheorie und lebt in der Erinnerung als „der Mann mit dem Zettelkasten“ weiter. Sein enormes Wissen und vor allem die Verfügbarkeit dieses Wissens sollen unter Kollegen stets für Verblüffung gesorgt haben. Sein Zettelkasten enthielt über 35.000 Zettel (aus Papier, denn Karteikarten aus Karton hätten schon viel zu viel Platz eingenommen), und es war eine Spedition nötig, um diesen Zettelkasten später aus dem Büro zu schaffen.

Eine gewöhnliche, hierarchisch organisierte Datensammlung verhält sich beim Suchen wie eine Einbahnstraße: Durch die Auswahl von Schlagworten schließt man zunehmend Teile des Datenbestandes aus, bis die gewünschte kleine Menge an Daten übriggeblieben ist. Damit grenzt man aber – wie jeder schon erfahren hat – auch immer durchaus brauchbare Fundstellen aus, und manchmal genau jene, die einem weitergeholfen hätten, aber nach denen man nicht die genau richtige Frage gestellt hat.

Bei einem Zettelkasten nach Luhman versucht man dagegen, von jeder Karte auf jede, die irgendwie mit dieser assoziiert sein könnte, zu verknüpfen. In Papier tat Luhman dies durch ein verzwicktes Nummerierungssystem. Der digitale Zettelkasten nach Luhmann von Daniel Lüdecke löst dies durch die Art seiner Schlagwortverwaltung. Hier kann gefiltert werden wie bei jeder gewöhnlichen Datensammlung, zusätzlich bietet der Zettelkasten aber zu jeder Fundstelle andere, mit dem gefundenen Zettel verknüpfte Fundstellen an. Ich finde die Software einfach nur genial und benutze sie, um einerseits Informationsquellen zu verwalten – in meinem Zettelkasten sind mehrere Hundert davon – und andererseits, um Textpassagen, Informationsschnipsel, Zitate, Anregungen etc. dort zu sammeln. Man muss sich nicht überlegen, wo etwas hingehört. Und wenn man zu einem bestimmten Thema etwas sucht, kann man sich von seinem Zettelkasten überraschen lassen. Ab einer Größe von n * 1.000 Einträgen entwickelt er eine Art von Eigendynamik. Allerdings kann nur Text eingegeben werden, auf Grafiken muss man per Link verweisen.

Literaturverwaltung

Alle bislang vorgestellten Datenbanken eignen sich prinzipiell auch zur Literaturverwaltung, nur verlangt man von einer solchen natürlich, dass sie automatisch korrekt formatierte Bibliographien ausgibt. Über Literaturverwaltung wurde schon an anderer Stelle gesprochen, hier noch ein paar Ergänzungen:

• Bibus gilt als Open-Source-Ersatz für EndNote (ich habe es nicht selbst probiert, da EndNote eines der letzten Kaufprogramme ist, die ich noch verwende)
• Für gemeinsame Projekte habe ich schon Aigaion benutzt, welches als kollaborative Datenbank auf einem Webserver installiert wurde. Es hat eine Reihe sehr nützlicher Funktionen, so z. B. das Einfügen von Verknüpfungen zu anderen Einträgen. Man kann es auch lokal verwenden, muss sich aber zuvor einen Webserver installieren.

Im nächsten Teil werde ich meine Favoriten zur grafischen Verwaltung von Informationen vorstellen sowie einige Möglichkeiten, den Überblick über die in Jahren gehamsterten Datei- und Dokumentenberge zu behalten (ohne zu sortieren, versteht sich!).