Gibt es eigentlich noch Infobroker? – Zur Zusammenarbeit mit Informationsdienstleistern, Teil 2

Geistige Dienstleistungen können nicht bemustert oder vor dem Kauf irgendwie geprüft werden. Was also tun, wenn Sie eine Informationsrecherche in Auftrag geben wollen? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Dienstleister finden und von ihm das erhalten, was Sie brauchen? Im zweiten Teil dieses Beitrags schlagen Dr. Gabriele Kirch-Verfuß und ich eine Art Ausschreibungsprozess für wissenschaftliche Recherchen vor.

Der erste Teil dieses Beitrags erschien im September 2013.

Den richtigen Dienstleister finden

Der richtige Informationsdienstleister ist derjenige, dessen Wissensprofil das Ihre zur Erfüllung der Rechercheaufgabe ergänzt. Wenn ein Dienstleister seine fachliche Qualifikation nicht auf seiner Webseite angibt, fragen Sie nach. Je nachdem, welche Eigenschaften die Aufgabe erfordert – reinen Fleiß, vorwiegend Expertenwissen auf dem Fachgebiet, vorwiegend formales Wissen über Recherchetechniken, Patent-Know-how – werden Sie den passenden Dienstleister finden.

Es hat z. B. keinen Sinn, einen Chemiker Lieferantenlisten für bestimmte Chemikalien erstellen zu lassen. Dies ist eine mit einigen Formalien lösbare Aufgabe und erfordert keinen überqualifizierten Naturwissenschaftler.

Anders ist es, wenn Sie nach Synthesewegen für eine Chemikalie suchen – dort wird ein Nicht-Chemiker nicht erst bei der Auswertung, sondern schon bei der Suche überfordert sein. Ebenso ist der Informationsspezialist für Arzneimittelsicherheit nicht der beste Rechercheur für eine Patentrecherche, auch wenn diese im Pharmabereich angesiedelt ist.

Darum ist es für die optimale Ausnutzung des investierten Geldes wichtig, sich bereits im Vorfeld der Recherche genau zu überlegen, welche Art von Information man benötigt.

Das Vorbereiten und Anfragen von Recherchen

Wie beim Anfragen technischer Güter sollte auch bei der Anfrage von Informationsdienstleistungen genau definiert werden, was eigentlich benötigt wird.

Banal? In der Praxis werden meistens eher verschwommene Anfragen gestellt. Die Ergebnisse können nutzlos bis irreführend sein, und Sie haben keine Kontrolle über den Rechercheprozess. Benutzen Sie die folgende Checkliste, um eine Anfrage vorzubereiten.

Vor der Anfrage

• Definition des Vorhabens, z. B. „Bau einer Altreifen-Pyrolyseanlage“
• Definition des Problems, z. B. „Es gibt mehrere Bauarten für solch eine Anlage. Wir möchten wissen, welcher Prozess die aus der Sicht des Marktes wertvollsten Pyrolyseöle liefert.“
• Wie greift die Information in den Wertschöpfungsprozess ein? Hier: „Die Information soll es uns ermöglichen, uns für denjenigen Anlagentyp zu entscheiden, der das am besten verkaufbare Produkt liefert.“
• Unbedingt vor Beginn jedweder konkreten Planung prüfen lassen: Ist die gewählte Technologie frei von Patentrechten Dritter?

In Zusammenarbeit mit dem Informationsdienstleister zu klärende Fragen

Folgende Fragen müssen in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister geklärt werden, damit dieser ein Angebot erstellen kann:

• Welcher Art soll die Information sein? Hier: „Wir benötigen eine Gegenüberstellung der verschiedenen Verfahren, ihrer Produkte und der erzielbaren Marktpreise für diese. Nach Auswahl eines geeigneten Verfahrens benötigen wir eine Klärung der Patentsituation.“
• Aufteilen der Verantwortung: Als Planer können Sie die Investitions- und Betriebskosten selbst ermitteln. Der Informationsdienstleister muss das Übrige beisteuern, entweder durch eigenes Wissen, durch Recherchen oder durch die Hinzuziehung anderer Experten.

Angebot

Der Informationsdienstleister muss nun entscheiden, wie die erforderlichen Daten beschafft werden können. Dieses Vorgehen ist Inhalt des Angebotes. Das Angebot sollte enthalten:

• Zusammenfassung der Ist-Situation
• Konkrete Beschreibung der Frage und des Informationsbedarfs
• Auflistung zu suchender Daten

Eine Beschreibung verwendeter Quellen und Datenbanken, die Sie als Kunde bereit sind zu akzeptieren, sollte ebenfalls im Angebot enthalten sein. Das wären zum Beispiel:

• Peer-Review-geprüfte Journale
• wissenschaftliche Fachdatenbanken
• amtliche Patentdatenbanken
• amtliche oder von kommerziellen Instituten erstellte Statistiken
• durch Anfragen zustande gekommene Preisspiegel für Investitionsgüter
• Angaben und Datenblätter von Herstellern.

Nützlich zur Klärung ist auch eine Angabe auszuschließender Seiten, etwa:

• Alle Arten von Wikis, Blogs, Usenet-Artikeln oder sonstigen Quellen, die nicht validierbar sind. Der Informationsprofi wird diese zwar zur Voraborientierung benutzen, die gefundenen Daten aber nicht in die Masse der Endergebnisse eingehen lassen – es sei denn, wiederum, es gibt einen konkreten Grund dafür.
• Verzeichnisse, in die sich jeder frei eintragen kann – diese sind oft veraltet und ungepflegt.
• Quellen, die Sie selbst schon durchsucht haben – deswegen ist eine Dokumentation jeder Suche nützlich.

Bereits bekannte Informationen sollten dem Informationsspezialisten übergeben werden, denn sie unterstützen den Einsteig in die Recherche und können so viel Arbeitszeit, also Geld sparen. Außerdem können Sie so dem Informationsdienstleister auf die Finger sehen: Er sollte die gleichen Informationen ebenfalls finden können.

Weiterhin sehr wichtig sind Vereinbarungen zu den folgenden Punkten:

• Eine Angabe zur Erkennung des Endpunktes der Recherche und zur Erkennung der Vollständigkeit der Daten („Woran erkennen wir, dass wir fertig sind?“)
• Angaben über Punkte, an denen Rücksprache und ggf. eine Neuausrichtung der Recherchestrategie stattfinden wird („Woran erkennen wir, dass wir uns falsche Vorstellungen gemacht haben?“)
• Angaben darüber, ob kostenpflichtige Datenquellen benutzt werden sollen oder müssen, und wie diese Kosten verrechnet werden. Weil das Bezahlen von Fachinformation viel Recherchezeit sparen kann, sollte es nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden.
• Angaben darüber, wie die Daten zusammengestellt oder ausgewertet werden. Möchten Sie eine Datenbank, eine Kontaktliste für Ihr CRM-System, eine Linkliste, eine Statistik? Setzen Sie hier nichts als selbstverständlich voraus – eine der Autorinnen erhielt einmal von einem Subkontraktor einen Stapel ausgedruckter E-Mails als Ergebnis übersandt.

Ein solches Vorgehen hat nicht nur den Vorteil, dass Sie die Preise und die Qualifikation der Anbieter besser vergleichen können, sondern – ein nicht unbedeutender Faktor – Sie haben eine Roadmap für den laufenden Rechercheprozess an der Hand.

Diese Punkte können auch Bestandteil eines Qualitätssicherungshandbuches werden, wenn Sie öfter Recherchen vergeben.

Und ein ganz kleiner, hinterhältiger Tipp am Ende: Sie können sich schon bei der Vergabe der Recherche von einem Informationsspezialisten helfen lassen – es sollte nur nicht derselbe sein, der später die Arbeit ausführt.