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Vorschlag für das Anfragen und Vorbereiten von Recherchen

    "Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung." - Albert Einstein

Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit Informationsdienstleistern?

Recherche selbst machen oder vergeben? Eine Recherche kostet immer Geld, ob nun die Arbeitszeit eines eigenen Mitarbeiters oder das Honorar eines Infobrokers. Während man (vielleicht subjektiv) zunächst Geld spart, wenn man die Recherche selbst macht, muss man später mit minderwertigem Datenmaterial arbeiten, falls man selbst für die Recherche nicht ausreichend qualifiziert war.

Drei "Dimensionen des Wissens" kommen bei einer Recherche ins Spiel:

  1. Das eigene Fachwissen
  2. "Fremdes" Fachwissen, also solches, welches man selbst nicht hat
  3. Recherchetechniken.
Bei jeder Frage werden alle drei Komponenten benötigt, um sie durch eine nutzbringende Datensuche beantworten zu können. Die Bausteine werden aber in unterschiedlichen Ausmaß benötigt.

Es gibt Fälle, in denen Sie nur ihr eigenes Fachwissen benötigen.

Andere Fachgebiete spielen in die Fragestellung nicht hinein, die anzuwendenden Quellen (etwa Online-Lieferantenverzeichnisse oder Branchenbücher) benötigen kein vertieftes Wissen in Recherchetechniken. Eine solche Suche können Sie ohne weiteres selbst machen und werden sie nur dann extern vergeben, wenn es Ihnen an Kapazität mangelt.

Fremdes Wissen benötigt

Manche Fragestellungen benötigen vertieftes Recherchewissen. Das technische Wissen haben Sie hingegen selbst. Was Sie benötigen, ist der Zugriff zu Datenbanken und die Kenntnis des Umgangs mit ihnen. Das gefundene Material können Sie selbst beurteilen und den Verlauf der Recherche bestimmen. Auch die Resultate können Sie selbst auswerten.

In anderen Fällen betrifft die Problemstellung jedoch ein Fachgebiet, in welchem Sie selbst kein Experte sind, z. B. Patentrecht oder eine Wissenschaft. In diesen Fällen sind Sie darauf angewiesen, dass das gefundene Material für Sie verwertbar gemacht wird. Der Informationsspezialist, den Sie suchen, muss gleichzeitig auch auf dem Fachgebiet ein Experte sein, da es sonst niemanden gibt, der Verlauf und Ergebnis des Rechercheprozesses kontrollieren kann. Ihre Frage bliebe unbeantwortet.

Den richtigen Dienstleister finden

Der richtige Informationsdienstleister ist also derjenige, dessen Wissensprofil das Ihre zur Erfüllung der Aufgabe ergänzt. Je nachdem, welche Eigenschaften die Aufgabe erfordert - reinen Fleiß, vorwiegend Expertenwissen auf dem Fachgebiet, vorwiegend formales Wissen über Recherchetechniken - werden Sie den passenden Dienstleister anfragen.

Es hat z. B. keinen Sinn, einen hochqualifizierten Chemiker Lieferantenlisten für bestimmte Chemikalien erstellen zu lassen. Dies ist eine mit einigen Formalien lösbare Aufgabe und erfordert keinen Naturwissenschaftler.

Anders ist es, wenn Sie nach Originalliteratur über die Synthesemöglichkeiten einer Chemikalie suchen - dort wird ein Nicht-Chemiker nicht erst bei der Auswertung, sondern schon bei der Suche überfordert sein.

Darum ist es für die optimale Ausnutzung des investierten Geldes wichtig, sich bereits im Vorfeld der Recherche genau zu überlegen, was man benötigt.

Das Vorbereiten und Anfragen von Recherchen

Der Arbeitstitel dieses Abschnitts war "Ausschreibung von Recherchen", obwohl es sich um kein Ausschreibungsverfahren im eigentlichen Sinne handelt. Aber wie beim Anfragen technischer Güter sollte auch bei der Anfrage von Informationsdienstleistungen definiert werden, was eigentlich benötigt wird.

Banal? In der Praxis werden meistens eher verschwommene Anfragen gestellt. Die Ergebnisse können nutzlos bis irreführend sein, und Sie haben keine Kontrolle über den Rechercheprozess. Benutzen Sie die folgende Checkliste, um eine Anfrage vorzubereiten.

Vor der Anfrage

  1. Definition des Vorhabens, z. B. "Bau einer Reifenpyrolyseanlage"
  2. Definition des Problems, z. B. "Es gibt mehrere Bauarten für solch eine Anlage. Wir möchten wissen, welcher Prozess die aus der Sicht des Marketes wertvollsten Pyrolyseöle liefert."
  3. Wie greift die Information in den Wertschöpfungsprozess ein? Hier: "Die Information soll dazu beitragen, uns für denjenigen Anlagentyp zu entscheiden, der das am besten verkaufbare Produkt liefert."

In Zusammenarbeit mit dem Informationsdienstleister zu klärende Fragen

Folgende Fragen müssen in Zusamenarbeit mit dem Dienstleister geklärt werden, damit dieser ein Angebot erstellen kann:

  1. Welcher Art soll die Information sein? Hier: "Wir benötigen eine Gegenüberstellung der verschiedenen Verfahren, ihrer Produkte und der erzielbaren Marktpreise für diese."
  2. Aufteilen der Verantwortung: Als Planer können Sie die Investitions- und Betriebskosten selbst ermitteln. Der Dienstleister muss das Übrige beisteuern, entweder durch eigenes Wissen, durch Recherchen oder durch die Hinzuziehung anderer Experten:
    • Beurteilung des Rohstoffes
    • Kenntnis der Verfahren und Produkte
    • Verwendungsmöglichkeiten für die Produkte
    • Marktsituation für die Produkte

Angebot

Der Informationsdienstleister muss nun entscheiden, wie die erforderlichen Daten beschafft werden können. Dieses Vorgehen ist Inhalt des Angebotes. Das Angebot muss enthalten:

  1. Zusammenfassung der Ist-Situation
  2. Konkrete Beschreibung der Frage und des Informationsbedarfs
  3. Auflistung zu suchender Daten
  4. Eine Beschreibung verwendeter Quellen und Datenbanken, die Sie als Kunde bereit sind zu akzeptieren. Das könnten sein:
    • Peer-Review-geprüfte Journale
    • Fachdatenbanken mit geprüften Einträgen
    • amtliche oder von kommerziellen Instituten erstellte Statistiken
    • durch Anfragen zustande gekommene Preisspiegel für Investitionsgüter
    • Angaben und Datenblätter von Herstellern, etc.
  5. Ggf. eine Angeabe auszuschließender Seiten:
    • Alle Arten von Wikis, Blogs, Usenet-Artikeln oder sonstigen Quellen, die nicht validierbar sind
    • Verzeichnisse, in die sich jeder frei eintragen kann [ 1 ]
    • Quellen, die Sie selbst schon durchsucht haben (deswegen ist eine Dokumentation jeder Suche nützlich)
  6. Eine Angabe zur Erkennung des Endpunktes der Recherche und zur Erkennung der Vollständigkeit der Daten, sowie Angaben über Punkte, an denen Rücksprache und ggf. eine Neuausrichtung der Recherchestrategie stattfinden wird.
  7. Angaben darüber, wie die Daten zusammengestellt oder ausgewertet werden (Erstellung einer eigenen Datenbank, Bericht in Textform, Firmenlisten mit Links, etc.)

Ein solches Vorgehen hat nicht nur den Vorteil, dass Sie die Preise besser vergleichen können, sondern - ein nicht unbedeutender Faktor - Sie haben die Kontrolle über den Prozess. Diese Punkte können auch Bestandteil eines Qualitätssicherungshandbuches werden, wenn Sie öfter Recherchen vergeben.

Sehen Sie auch die Präsentation von der ACHEMA 2006 "Information Services in Chemistry" über die Grundlagen der Zusammenarbeit mit Informationsfachleuten (PDF, englisch, 461 kB).

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[ 1 ] Diese haben erfahrungsgemäß sehr viele "Karteileichen"


Diese Seite wurde zuletzt am 19.10.2009 geändert.
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